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Manual de Usuario del Sistema de Fichas de Costos y Gastos

Versión 2.0 – Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) – Modelo referencial para evaluación de precios y tarifas según Resolución 148/2023.

📌 Marco normativo: La Resolución 148/2023 del MFP establece el procedimiento para la formación de precios y tarifas en entidades cubanas. Este sistema implementa los modelos exigidos: Desagregación de Insumos, Desglose del Gasto de Salario y Ficha de Costos y Gastos, con las columnas Costo Base y Costo Nuevo para comparar escenarios.

1. Introducción

El sistema permite a las empresas (estatales o no estatales) elaborar tres modelos complementarios exigidos por el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) para la formación de precios y tarifas de productos y servicios:

Desagregación de Insumos: lista detallada de todos los materiales, combustibles, energía y agua que se consumen para producir una unidad de producto o prestar un servicio.
Desglose del Gasto de Salario de los Obreros: cálculo del costo de la mano de obra directa, considerando categorías ocupacionales, escalas salariales, tiempos de operación y pagos adicionales.
Ficha de Costos y Gastos: resume los costos directos e indirectos, gastos financieros, tributarios, utilidad y determina el precio o tarifa final.

2. Resolución 148/2023 del MFP: ¿Cuándo usar Costo Base y Costo Nuevo?

La Resolución 148/2023 introduce la obligatoriedad de presentar dos escenarios en la ficha de costos:

Costo Base: Representa la situación actual o de referencia. Puede ser:
- El costo de un producto comparable (ejemplo: producto similar de la competencia).
- El costo del mismo producto antes de una modificación (ejemplo: cambio de proveedor, ajuste tecnológico).
- El costo aprobado en la última ficha oficial (para revisiones periódicas).
Costo Nuevo: Corresponde a la propuesta de la entidad para el período siguiente, con los cambios justificados (nuevos insumos, mejoras salariales, eficiencia energética, etc.).

La comparación entre ambas columnas permite a la autoridad reguladora evaluar el impacto del cambio en el precio final.

2.1 Cuándo usar cada columna en los modelos

Modelo	Costo Base	Costo Nuevo
Desagregación de Insumos (tabla `insumos`)	Se marca la casilla "Costo Base" en aquellos insumos que pertenecen al escenario de referencia (ej. materia prima actual).	Los insumos sin marcar corresponden a la propuesta nueva (solo se usan si se modifican). En la práctica, para el costo nuevo se duplican los insumos y se cambian cantidades/precios, pero el sistema permite ingresar directamente valores en la ficha.
Desglose del Gasto de Salario (tabla `gastos_salario`)	Se marca "Costo Base" en las operaciones que forman parte del escenario de referencia.	Las operaciones nuevas (cambios en normas de tiempo, salarios, etc.) se ingresan sin marcar.
Ficha de Costos y Gastos (tabla `ficha_costos`)	La columna "Costo Base" agrupa automáticamente los elementos marcados en insumos y gastos de salario, más los valores manuales que se ingresen (ej. otros gastos directos, gastos generales).	La columna "Costo Nuevo" contiene los valores propuestos, ya sea cargados automáticamente desde los insumos/salarios no marcados o ingresados manualmente.

3. Llenado detallado del Costo Base y Costo Nuevo en la Ficha de Costos

Siga estas instrucciones para completar correctamente ambas columnas:

A Costo Base (columna izquierda)

¿Qué valores debe contener? Los costos del producto comparable o de la situación actual sin cambios.

Automáticos: Los totales de Insumos, Combustibles, Energía y Agua se calculan desde la tabla insumos usando los registros marcados como "Costo Base".
Automático: El Salario Directo se calcula desde gastos_salario usando las operaciones marcadas como "Costo Base".
Manuales: Los campos Otros Gastos Directos, Gastos asociados a la producción, Gastos Generales y de Administración, Gastos de Distribución y Venta, Gastos Financieros, Gastos por Financiamiento a OSDE, Gastos Tributarios y Utilidad deben ingresarse con los valores del escenario base.

✅ Ejemplo: Si está simulando un aumento de precio por mayor costo de la energía, en el Costo Base dejará el precio de la energía anterior (0.30 CUP/kWh) y en el Costo Nuevo pondrá el nuevo (0.45 CUP/kWh).

B Costo Nuevo (columna derecha)

¿Qué valores debe contener? Los costos propuestos por la entidad para el nuevo período.

Automáticos: Se calculan a partir de los insumos y gastos de salario que no estén marcados como "Costo Base". Si no se han ingresado insumos nuevos, se debe completar manualmente cada concepto.
Manuales: Todos los demás conceptos (otros gastos directos, gastos generales, etc.) deben reflejar los valores proyectados.
Utilidad: Se calcula según el método de formación de precios (puede ser margen sobre el costo total, porcentaje fijo, etc.). El sistema ofrece un botón para aplicar automáticamente el 30% de margen sobre el precio final (común en el comercio minorista).

✅ Ejemplo: Si se cambia de proveedor de harina, en el Costo Base se deja el precio anterior (1.20 CUP/kg) y en el Costo Nuevo se ingresa el nuevo precio (1.35 CUP/kg).

⚠️ Importante según Res. 148/2023: La diferencia entre el Costo Base y el Costo Nuevo debe estar debidamente justificada en el campo "Datos sobre precios de referencia" (fila 16 de la ficha). Incluya facturas, cotizaciones o estudios de mercado que respalden los nuevos valores.

📋 GUÍA PASO A PASO PARA LLENAR LAS TABLAS DEL SISTEMA

Siga este orden para garantizar que la Ficha de Costos se genere correctamente y con todos los datos necesarios.

1 Registrar el producto o servicio (Tabla `productos`)

Pantalla: Listado de productos → Botón "+ Nuevo producto/servicio"

Campo	¿Qué debo poner?	Ejemplo
Empresa / Actor económico	Nombre de su empresa o negocio	Empresa de Conservas La Estrella
Tipo	Producto o Servicio	Producto
Unidad de medida	Unidad en que se vende o presta el servicio	kg, litro, docena, hora, servicio
Descripción del producto/servicio	Nombre completo y características	Puré de tomate en lata 400g
Cantidades físicas anuales previstas	Volumen de producción o prestación esperado en un año	120000 (unidades)
Elaborado por	Nombre, cargo (la firma será manuscrita en la impresión)	Juan Pérez – Economista
Aprobado por	Nombre, cargo (firma manuscrita)	María López – Directora

✅ Resultado: El producto queda registrado y podrá acceder a sus detalles.

2 Llenar la Desagregación de Insumos (Tabla `insumos`)

Ubicación: Detalle del producto → Pestaña "Desagregación de Insumos" → Botón "+ Agregar insumo"

Propósito: Listar todos los materiales, combustibles, energía y agua que se consumen para una unidad de producto o servicio.

Marque "Costo Base" en los insumos que correspondan al escenario de referencia (actual). Para el costo nuevo, puede agregar nuevos insumos o modificar los existentes (no marcados).

Campo	Explicación	Ejemplo
Código	Se genera automáticamente (INS-XXXX)	INS-0001
Unidad de medida (UM)	Unidad en que se compra o consume	kg, litro, kWh, m³
Descripción	Nombre del insumo	Tomate fresco
Categoría del insumo	Materia prima, Combustible, Energía, Agua u Otros	Materia prima
Costo Base (casilla)	Marcar solo si es producto comparable o modificación	☑️ o ☐
Norma de consumo	Cantidad necesaria para una unidad de producto	0.350 (kg por lata)
Precio unitario	Precio de compra o costo de producción (sin utilidad)	1.25 (CUP por kg)

Ejemplo práctico (puré de tomate):

Código	Descripción	UM	Categoría	Norma	Precio	Costo propuesto
INS-0001	Tomate fresco	kg	Materia prima	0.350	1.25	0.4375
INS-0002	Sal	g	Materia prima	5.0	0.002	0.01
INS-0003	Lata 400g	u	Materia prima	1.0	0.15	0.15
EN-0001	Energía eléctrica	kWh	Energía	0.120	0.35	0.042
AG-0001	Agua potable	m³	Agua	0.008	0.90	0.0072

Total insumos = 0.6467 CUP por lata

3 Llenar el Desglose del Gasto de Salario (Tabla `gastos_salario`)

Ubicación: Detalle del producto → Pestaña "Desglose del Gasto de Salario" → Botón "+ Agregar operación"

Marque "Costo Base" en las operaciones que correspondan al escenario actual. Para el nuevo escenario, agregue operaciones sin marcar.

Campo	Explicación	Ejemplo
Descripción de la operación	Nombre de la actividad	Triturar tomates
Costo Base (casilla)	Marcar si es comparable o modificación	☐
Cantidad de trabajadores	Número de obreros con misma norma de tiempo	2
Categoría ocupacional	Cargo según MTSS	Operador de máquina trituradora
Grupo Escala	Grupo salarial según legislación	III
Salario horario	Salario base por hora	45.00 (CUP/h)
Pagos adicionales	Nocturnidad, peligrosidad, etc.	5.00
Norma de tiempo (horas)	Tiempo por unidad para un trabajador	0.0333 (2 minutos)

Ejemplo:

Operación	Cant. Trab.	Salario/h	Pagos	Norma (h)	Gasto salario
Triturar tomates	2	45.00	5.00	0.0333	3.33
Esterilizar y enlatar	1	40.00	2.00	0.0500	2.10
Etiquetado y empaque	3	35.00	0.00	0.0167	1.75

Total gasto salario directo = 7.18 CUP por lata

4 Crear la Ficha de Costos y Gastos (Tabla `ficha_costos`)

Ubicación: Detalle del producto → Botón "Ficha de Costos y Gastos (evaluación de precios)"

Datos que se cargan automáticamente (según marcas de Costo Base):

Insumos (materia prima), Combustibles, Energía, Agua → desde la tabla insumos según su categoría y la casilla "Costo Base".
Salario Directo → suma de la tabla gastos_salario para operaciones marcadas como "Costo Base".

Datos que debe ingresar manualmente (para ambas columnas):

Otros Gastos Directos (depreciación, mantenimiento, etc.)
Gastos asociados a la producción (supervisión, control calidad) y dentro de ellos, los salarios correspondientes.
Gastos Generales y de Administración (dirección, RRHH) y sus salarios.
Gastos de Distribución y Venta (transporte, comisiones) y sus salarios.
Gastos Financieros (intereses, comisiones).
Gastos por Financiamiento a OSDE (solo entidades estatales).
Gastos Tributarios (Seguridad Social, Impuesto sobre la Fuerza de Trabajo).
Utilidad (según método de formación de precios).
Precio Unitario Ajustado (si requiere redondeo o promoción).
Datos de referencia (precios de productos comparables).

📌 Los totales (Costo Total, Total Gastos, Total Costos+Gastos, Precio o Tarifa) se recalculan automáticamente en tiempo real.

✅ Complete los datos de Elaborado por y Aprobado por (nombre, cargo, fecha) al final del formulario y haga clic en "Guardar Ficha de Costos".

5 Revisar, editar o imprimir la ficha

En el menú principal, vaya a "Fichas de Costos" → haga clic en "Ver detalle" para ver la ficha completa con sus tablas de insumos y salarios.
Desde la vista detalle puede imprimir la ficha seleccionando tamaño A4 o Carta. En la impresión se incluirán espacios para firmas manuscritas.
Use Editar para modificar valores manualmente si cambian las condiciones.

⚠️ Errores frecuentes y cómo evitarlos

Error	Causa	Solución
El total de insumos en la ficha aparece en cero	Los insumos no tienen la categoría correcta o no se marcó "Costo Base"	Edite cada insumo, asigne la categoría adecuada (materia_prima, combustible, etc.) y marque "Costo Base" para los del escenario actual.
El salario directo aparece en cero	No hay operaciones registradas en gastos de salario o no se marcó "Costo Base"	Agregue al menos una operación y marque "Costo Base" si corresponde al escenario base.
La ficha no guarda (error de base de datos)	Falta algún campo obligatorio o error técnico	Verifique que todos los campos numéricos tengan valores (puede ser 0). Si persiste, contacte al administrador.
Los totales no se actualizan automáticamente	Problema de JavaScript	Refresque la página (F5) y asegúrese de no tener bloqueadores de scripts.

4. Gestión de Productos o Servicios

Antes de llenar cualquier modelo, debe registrar el producto o servicio en la pantalla principal "Productos".

4.1 Crear un nuevo producto/servicio

Haga clic en "+ Nuevo producto/servicio".
Complete los campos según la tabla anterior.

Nota: Los campos de firma (nombre y cargo) son informativos; la firma manuscrita se realizará en la impresión.

4.2 Editar o eliminar un producto

En el listado de productos, use los botones Editar cabecera (modifica los datos generales) o Eliminar (borra el producto y todos sus insumos, gastos de salario y fichas de costos asociados).

5. Modelo 1: Desagregación de Insumos

Este modelo se utiliza para listar todos los recursos materiales directos que entran en la elaboración de una unidad de producto o en la prestación de un servicio.

5.1 Acceder a la tabla de insumos

Desde el detalle del producto, haga clic en la pestaña "Desagregación de Insumos" y luego en "+ Agregar insumo".

5.2 Campos del formulario de insumo

(Ver tabla en la guía paso a paso).

5.3 Consideraciones importantes

Para servicios: Solo se incluyen materiales que se cobran de forma independiente (ej. repuestos, piezas).
Combustibles y lubricantes: Incluirlos con categoría "Combustible".
Agua: Solo si su valor en el costo es significativo y su consumo es medible.
Energía eléctrica: Incluirla siempre que se use con fines tecnológicos.

6. Modelo 2: Desglose del Gasto de Salario de los Obreros

Este modelo calcula el gasto de salario directo asociado a cada operación del proceso productivo o de servicio.

6.1 Acceder a la tabla de gastos de salario

Desde el detalle del producto, haga clic en la pestaña "Desglose del Gasto de Salario" y luego en "+ Agregar operación".

6.2 Campos del formulario de operación

(Ver tabla en la guía paso a paso).

6.3 Observaciones

Si una misma operación tiene trabajadores con diferentes normas de tiempo, cree una fila separada para cada norma.
Si trabajadores de diferentes Grupos Escala intervienen en la misma operación, cree filas independientes por grupo.

7. Modelo 3: Ficha de Costos y Gastos para Evaluación de Precios y Tarifas

Esta ficha consolida todos los costos directos e indirectos, gastos y utilidad para determinar el precio o tarifa final.

7.1 Crear o editar una ficha

Desde el detalle del producto, haga clic en "Ficha de Costos y Gastos (evaluación de precios)".

7.2 Estructura de la ficha

La ficha se divide en dos columnas: Costo Base y Costo Nuevo. Los totales se calculan automáticamente.

Para conocer el significado de cada fila, consulte la tabla en la sección 5.2 del manual anterior (se mantiene igual).

7.3 Firmas de la ficha

Al final del formulario, complete los datos de quien elabora y aprueba la ficha (nombre, cargo y fecha). Estos datos se imprimirán en el documento final, junto con una línea para la firma manuscrita.

8. Listado y Gestión de Fichas de Costos

En el menú principal, seleccione "Fichas de Costos". Verá una tabla con todas las fichas creadas, mostrando producto, empresa, precios y acciones.

Desde aquí puede también acceder al detalle del producto haciendo clic en "Ver producto".

9. Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué debo hacer si un insumo o una operación salarial cambia después de haber creado la ficha de costos?

Debe editar directamente la ficha de costos (no los modelos de insumos o salarios) porque la ficha permite ajustes manuales. Si prefiere recalcular automáticamente desde los modelos, puede crear una nueva ficha (sin eliminar la anterior) y el sistema cargará los nuevos valores.

¿Puedo tener múltiples fichas de costos para un mismo producto?

Sí, el sistema permite crear varias fichas para el mismo producto. Esto es útil para simular diferentes escenarios (costo base vs. costo nuevo, distintos niveles de producción, etc.).

¿Cómo se calcula el "Total Gasto Material" si modifico manualmente un componente?

El total se actualiza automáticamente con la suma de los cuatro componentes. Los campos de total son de solo lectura, pero se guardan en la base de datos mediante campos ocultos.

¿Qué significa "costo_base" en los modelos de insumos y gastos de salario?

Es una marca (casilla) que indica que ese insumo u operación pertenece a un producto comparable o a una modificación de precio (Costo Base). En la ficha de costos, los valores de la columna "Costo Base" se toman de los elementos marcados, y los de "Costo Nuevo" de los no marcados.

¿Puedo exportar las fichas a Excel o PDF?

Actualmente el sistema no incluye exportación, pero puede copiar la tabla y pegarla en Excel, o usar la función "Imprimir" del navegador para guardar en PDF (recomendamos seleccionar "Guardar como PDF" en el diálogo de impresión).

¿El sistema funciona sin internet?

Sí, todos los recursos (Bootstrap, CSS, JS) están incluidos localmente. No requiere conexión a internet.